Privacyverklaring

Dierenhotel Alert archiveert ook persoonsgegevens vandaar dat wij u duidelijk kenbaar maken waarom wij deze gegevens verzamelen en wat wij met deze gegevens doen met uw toestemming. Wat Dierenhotel Alert en u kan doen om uw privacy te waarborgen wordt middels dit artikel omschreven.

Waarom slaat Dierenhotel Alert persoonsgegevens op?
Als u uw huisdier bij ons inschrijft, archiveren wij gegevens van uw huisdier maar deze gegevens koppelen wij noodgedwongen aan uw persoonsgegevens. Uw huisdier is onze gast, u bent onze klant en hierom zouden we om privacyredenen met enkel de gastgegevens ons werk kunnen doen. Toch kunnen we zonder uw persoonsgegevens uw huisdier niet makkelijk terugvindenen geen betaling registreren. De klant voldoet de immers betaling van de gast en er zijn bijvoorbeeld meerdere gasten terug te vinden met hetzelfde profiel als “Jacky de Jack Russel Terrier”. De achternaam van de klant en bijbehorende NAW gegevens helpen ons om de eigenaarschap van Jacky te bepalen en zo ook desbetreffende dienst aan klant te verlenen.

Welke(persoons)gegevens slaan wij op?
Wij vinden het plezierig om in de communicatie met u, u correct aan te spreken daarom willen wij uw aanspreektitel (Dhr/Mvr/Familie), voornaam en achternaam herkennen en opslaan. Aanvullend slaan wij uw adresgegevens, telefoonnummer(s)en/ofe-mailadres op om met u contact op te kunnen nemen.
U kunt in de klantenportal van onze database zelf aanpassen welke gegevens u als contactgegevens nodig acht of uw account wilt verwijderen. Ook gegevens die (mogelijk) tot uw persoon te herleiden zijn zoals;een kopie van het dierenpaspoort, reservering- en betaalgegevens slaan wij op. Deze gegevens kunt u niet zelf verwijderen omdat wij wettelijk verplicht zijn deze gegevens minimaal 1 jaar tot 7 jaar te archiveren en de gegevens nodig zijn om het resultaat van de afgelopen jaren weer te geven. Deze reserveer- en betaalgegevens kunt u in de klantenportal anoniem maken door uw accountgegevens te wijzigen of te verwijderen. Indien uw persoonsgegevens in het dierenpaspoort ongewenst naar de klantenportal zijn geupload, kunt u ons verzoeken het voorblad met persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen dan het voorblad voor u verwijderen.

Wanneer kunnen de persoonsgegevens, na toestemming, met derden worden gedeeld?
Mocht er tijdens het verblijf van uw huisdier een bezoek door de dierenarts nodig zijn, mogen wij in geval van nood uw persoonsgegevens aan een dierenarts overdragen. Onze voorkeur gaat altijd uit om naar de dierenarts te gaan waar u uw huisdier het laatst heeft laten onderzoeken. In dat geval kunnen wij uw huisdier ook zonder uw persoonsgegevens aan uw dierenarts overhandigen. Wij zullen dan aan hand van het chipnummer uw huisdier kunnen matchen met de database van de dierenarts zonder dat uw persoonsgegevens uitgewisseld hoeven te worden. Mochten wij twijfels hebben ten behoevende identificatie -en/of entingsgegevens van uw huisdier kunnen wij contact opnemen met de desbetreffende dierenarts, authoriteit of andere betrokkenen. Wij zullen de gegevens zoals naam, leeftijd, ras,geslachten chipnummer van uw dier samen met uw persoonsgegevens zoals naam en contactgegevens met uw toestemming verifieren.

Let op:

Het chipnummer is een uniek identificatie nummer van uw huisdier dat mogelijk gekoppeld is aan uw telefoonnummer en NAW gegevens. Wanneer uw huisdier is gechipt, dan is de chip geregistreerd in een externe databank. Uw NAW-gegevens zijn in de Nederlandse databank online op te vragen. U kunt zelf in deze externe database aangeven welke gegevens u wel en welke u niet online wil hebben. Wij slaan het chipnummer alleen op voor identificatie van uw huisdieren is zonder toegang tot de externe databank enkel een identificatienummer voor uw huisdier. Omdat het chipnummer mogelijk gekoppeld is aan uw persoonsgegevens kunnen uw persoonsgegevens online bij de externe database ingezien worden.  

Hoe zijn de gegevens bij Dierenhotel Alert beveiligd?
Uw gegevens slaan wij op in een administratiesysteem genaamd A-BI. Voor dit systeem heeft elk van onze medewerkers haar eigen wachtwoord en ook haar eigen toegangsmogelijkheden. De gegevens uit de database worden volgens hoogste norm versleuteld en het systeem wordt beveiligd en geüpdatet door een externe systeembeheerder. Mocht u een lek of een hack uit onze database ontdekt hebben waardoor persoonsgegevens zich hebben openbaart, bent u verplicht dit aan Dierenhotel Alert door te geven. Dierenhotel Alert zal binnen 24 uur uw informatie verwerken en samen met betrokken partijen de lek of hack onderzoeken en oplossen. Indien het geval is dat de omvang van de lek of hack op de gehele database van toepassing is, heeft Dierenhotel Alert een meldplicht om de gehele database te informeren over de lek of hack.

Alle medewerkers die toegang hebben tot het systeem hebben een contractuele geheimhoudingsplicht. Ook u als gebruiker van de portal bent verplicht zorgvuldig met uw inloggegevens om te gaan. Met de externe partijen die toegang tot uw gegevens zouden kunnen krijgen (zoals de ontwikkelaar en beveiliger van het administratiesysteem), is overeengekomen dat enkel met een technisch doel het systeem mag worden ingezien om bijvoorbeeld te repareren, beveiligen en/of te vernieuwen. Indien door een technisch doel specifieke gegevens zichtbaar zijn geworden hebben deze partijen ook een overeenkomst tot geheimhouding met elkaar afgesloten waardoor uw gegevens met zorgvuldigheid worden behandeld en enkel gebruikt worden voor het doeleinde waar Dierenhotel Alert uw gegevens voor gebruikt.   

Uw rechten m.b.t. AVG wetgeving mei 2018

Bewust omgaan met uw gegevens is ook voor ons niets nieuws. Toch door de wetgeving en persoonlijke ervaringen hebben wij aanpassingen gedaan om hedendaags en op maat met uw persoonsgegevens om kunnen gaan. De klantenportal helpt ons om uw privacyinstellingen vast te leggen en uw gegevens in te zien. 

In de nieuwe wet staat omschreven dat u toestemming aan ons moet geven zodat wij uw gegevens mogen opslaan maar als u nu uw huisdier bij ons als gast laat inschrijven (of ingeschreven heeft) wordt de inschrijving van uw huisdier of de aanvraag van uw verzoek als toestemming gezien en gaat u akkoord met bovenstaande privacyverklaring die Dierenhotel Alert m.b.t. uw gegevens hanteert.

In de database zijn e-mailadressen en NAW gegevens van de afgelopen 4 jaren ingeladen. Niemand heeft toegang tot uw gegevens tenzij u inlogt met het door ons bekende emailadres. Wanneer u inlogt wordt uw account actief. Wanneer u uw account heeft geactiveerd bent u vrij het recht om te verwijderen of wijzigen toe te passen.  

Een huidige inschrijving biedt voldoende toestemming voor het opslaan van uw gegevens en ook om ze te gebruiken om met u contact op te nemen over een verblijf of een mailing die Dierenhotel Alert gebruikt om klanten te informeren over bedrijf gerelateerde zaken en acties.

Ik heb geprobeerd zoveel mogelijk duidelijkheid te geven, maar mocht het voor u alsnog onduidelijk zijn, of mocht u nog vragen hebben neemt u dan gerust contact op met mij, op ons nummer 013-5131703 of door een email te sturen naar alert@alert-dierenhotel.nl t.a.v. Rik de Pina